С 1 сентября 2023 года выдачу средств индивидуальной защиты регулируют Правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами, утверждённые приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н. Приказ действует до 1 сентября 2029 года. Личной карточке в нём посвящены пункты 25 и следующие, а её рекомендуемый образец приведён в приложении № 2.
Что говорят Правила
Главное правило записано в пункте 25:
Выдача работникам и возврат ими СИЗ, выдача дерматологических СИЗ, смывающих средств фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ (в электронном или бумажном виде).
Из него следуют две вещи. Карточка обязательна для каждого работника, которому выдаются СИЗ. И бумажная форма не единственная: электронная карточка имеет ту же силу.
Что указывают в карточке
Образец из приложения № 2 рекомендуемый, то есть форму можно доработать под себя. Но состав сведений в нём продуман, и убирать из него что-то не стоит.
Лицевая сторона, заполняется при приёме и при переводе:
- фамилия, имя, отчество;
- табельный номер, структурное подразделение, профессия или должность;
- дата поступления на работу и дата перевода или смены профессии;
- пол, рост, размеры одежды, обуви, головного убора, СИЗ органов дыхания и рук;
- какие СИЗ положены по нормам: наименование, пункт норм, единица измерения, количество.
Оборотная сторона, заполняется при каждой выдаче и возврате:
- наименование СИЗ, модель, марка или артикул;
- дата выдачи и количество;
- способ выдачи;
- подпись получившего;
- дата возврата, количество, подпись сдавшего, акт списания.
Электронная карточка и подпись работника
Самый частый вопрос: как быть с подписью, если карточка электронная. Ответ в пункте 26. Вместо личной подписи в электронной карточке указывают номер и дата документа бухгалтерского учёта с подписью работника, данные с электронных считывающих устройств, которые фиксируют биометрию работника или его электронную подпись, либо иные сведения, позволяющие идентифицировать личность работника.
Пункт 27 снимает дублирование:
В случае обеспечения учета выдачи СИЗ в электронном виде, ведение личных карточек на бумажном носителе не требуется.
То есть вести две карточки, бумажную и электронную, не нужно. Перешли на электронный учёт, и бумажные карточки можно больше не заводить.
Выдача через автомат: пункт 28
Для автоматов выдачи в Правилах есть отдельный пункт. Его стоит прочитать целиком:
В случае если работодатель организовал выдачу СИЗ и их сменных элементов, применение которых не требует проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования), необходимо обеспечить идентификацию работника и автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ в электронной карточке учета выдачи СИЗ. Идентификация может осуществляться с помощью персональных электронных носителей и других методов, установленных локальным нормативным актом работодателем.
Из пункта следуют три требования к автомату:
- Выдаются СИЗ без дополнительного инструктажа. Перчатки, очки, беруши, сменные элементы. Если для средства защиты нужен дополнительный инструктаж, выдачу через автомат пункт 28 не предусматривает, и его выдают как раньше.
- Работник опознаётся. Подходят «персональные электронные носители», то есть пропуск, а также другие методы из локального акта: ПИН-код, QR-код, биометрия.
- Данные о выдаче попадают в электронную карточку автоматически. Кладовщик ничего не переписывает руками.
Как это выглядит на практике
Наш автомат опознаёт работника по пропуску, ПИН-коду, QR-коду или по пропуску в телефоне, а биометрия ставится по запросу. Порядок опознания закрепляется локальным актом, как требует пункт 28. Каждое открытие ячейки записывается в журнал: кто, когда, какая ячейка, что положено и что забрано. Имя и наименование хранятся текстом, поэтому запись читается и после увольнения работника.
Журнал выгружается в Excel и CSV, а обмен с учётной системой предприятия, где ведутся электронные карточки, настраивается по техническому заданию. Состав обмена простой: работники с табельным номером и номером карты, комплекты и их статус, события выдачи и приёма. Так автомат закрывает требование об автоматическом заполнении, а карточка остаётся там, где её привыкла видеть служба охраны труда.
Как перейти на электронную карточку
- Утвердите локальный акт о ведении учёта СИЗ в электронном виде. В нём же опишите способ идентификации работника.
- Выберите, где живёт карточка. Учётная система, кадровая программа или специализированный сервис. Важно, чтобы туда попадали данные из автомата без ручного ввода.
- Перенесите лицевую сторону. Размеры, рост и положенные по нормам СИЗ один раз заносятся для каждого работника.
- Начните с одного участка. Пилот из двух шкафов на 9 ячеек стоит 148 000 ₽ с НДС, и на нём видно весь путь от пропуска до записи.
Откуда берутся нормы, которые стоят на лицевой стороне карточки, разобрано в статье Нормы выдачи спецодежды. Как устроена сама выдача, рассказывает статья Выдача спецодежды сотрудникам, а решение целиком описано на странице Спецодежда и СИЗ.
